MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DOS VALES DO JEQUITINHONHA E MUCURI

PORTARIA Nº 436, DE 16 DE FEVEREIRO DE 2022

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DOS VALES DO JEQUITINHONHA E MUCURI, no uso de suas atribuições regimentais, com base no disposto no art. 207 da Constituição Federal; no uso das atribuições que lhe confere o art. 18, inciso II, do Regimento Geral da Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri; de acordo com a Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015 do Ministério da Educação e com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, da Presidência da República, e

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; e

CONSIDERANDO os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING, versão 2018; resolve:
 

Art 1º Definir os arquivos que serão admitidos no âmbito do SEI.
 

Art. 2º Para os fins desta Portaria, serão adotadas as seguintes siglas e abreviaturas:

I - AAC - Advanced Audio Coding (Codificação Avançada de Áudio);

II - AVI - Audio-Video Interleave (Intercalação Áudio-Vídeo);

III - BMP - "Bitmap" (Mapa de Bits);

IV - CSV - Comma-Separated Values (Valores Separados por Vírgulas);

V - GIF - Graphics Interchange Format (Formato de intercâmbio de Gráficos);

VI - JPEG - Joint Photographic Expert Groups, formato comum de compressão de imagens;

VII - JPG - Joint Photographic Expert Groups, formato comum de compressão de imagens;

VIII - MP3 - Extensão de arquivos do tipo MPEG 1/2 Audio Layer 3, usada para compactação de áudio;

IX - MP4 - Extensão de arquivo do tipo MPEG 4 Parte 14, usada para compactação de áudio e vídeo;

X - MPEG - Moving Picture Experts Group (Grupo de especialistas em imagens com movimento);

XI - MPG - Moving Picture Experts Group (Grupo de especialistas em imagens com movimento);

XII - ODP - Open Document Presentation (Apresentação de formato aberto);

XIII - ODS - Open Document Sheet"(Planilha Eletrônica em formato aberto);

XIV - OGG - Arquivo de áudio;

XV - OGV - Arquivo de vídeo;

XVI - PDF-A - Portable Document Format (Formato de Documento Portátil);

XVII - PNG - Portable Network Graphics (Gráficos Portáteis de Rede);

XVIII - WAV - WAVEform Audio File Format (Formato de arquivo de áudio WAVEform);

XIX - WMA - Windows Media Audio (Áudio do Windows Media);

XX - WMV - Windows Media Video (Vídeo do Windows Media);

XXI - XML - eXtensible Markup Language (conforme especificações do W3C).
 

Art. 3º Serão admitidos a inserção no SEI-UFVJM de documentos externos em formatos:

I - extensões de vídeo: MP4, AVI, WMV, OGV, MPG e MPEG;

II - extensões de áudio: MP3, WMA, OGG, AAC e WAV;

III - extensões de planilha eletrônica: ODS;

IV - extensões de apresentação: ODP;

V - extensões de imagem: JPG, JPEG, PNG, GIF e BMP;

VI - extensões de documentos de texto: PDF-A;

VII - extensões de documentos de texto estruturado: CSV e XML;
 

Art. 4° Excepcionalmente quando da inexistência de padrão aberto, na qual poderão ser adotados padrões proprietários até que um padrão aberto esteja disponível, conforme Art. 5º .
 

Art. 5º. Novos arquivos poderão ser adotados desde que haja condições estruturais no SEI e atendam às Especificações Técnicas para Meios de Publicação dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING, sendo adotados ou recomendados.
 

Art. 6° O tamanho máximo admitido será de 500mb (quinhentos megabytes).
 

Art. 7° Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassem o limite de que trata o Art. 6° devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia e ser inserido no processo correspondente. De forma alternativa, o documento poderá ser armazenado em meio digital especializado para a gestão de arquivos conforme disponibilidade da instituição e a referência de acesso ao documento, bem como as informações do responsável pela guarda que devem estar presentes no Termo de Guarda de Mídia.
 

Parágrafo único: Todo arquivo deve ser mantido sob guarda da instituição, em ambiente computacional local ou outro externo que esteja sob sua responsabilidade.
 

Art. 8° A mídia a que se refere o Art. 7° deverá encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e consulta ao setor de Arquivo Geral/Protocolo, conforme o caso.
 

Art. 9° O editor de textos do SEI deverá ser utilizado, preferencialmente, na produção de documentos que tramitam em processo eletrônico no âmbito da UFVJM.
 

§ 1º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a cada arquivo não ultrapassar o limite de que trata o Art. 6º.
 

Art. 10. A utilização de padrão de extensão de arquivo diferente dos definidos no Art. 3° não será permitido.
 

Parágrafo único: É de inteira responsabilidade do usuário providenciar armazenamento de arquivos em mídia externa de arquivos diferentes do que trata o Art. 3° e obedecendo o Art. 7° supracitado.
 

Art. 11. A universidade, deverá estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
 

Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:

I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas;

II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
 

Art. 12. Os procedimentos para o armazenamento de arquivos fora do ambiente SEI seguirão orientações da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), conforme plano institucional para disponibilização de serviço específico.
 

Art. 13. Casos omissos serão tratados pela Comissão de Gestão do SEI.
 

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Janir Alves Soares
 

ANEXO

Termo de Guarda de Mídia

Processo nº XXXX.XXXXXX/XXXX-XX

Interessado(s): XXXXXXXX

De acordo com o disposto no Art. 7° da Portaria nº XXX, de XX de XXXX de XXXX, informo que foi inserido neste processo físico a mídia com os seguintes dados:

Unidade responsável: XXXXX

Data da Guarda de Mídia: XX/XX/XXXX

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Documento assinado eletronicamente por Janir Alves Soares, Reitor, em 25/02/2022, às 18:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufvjm.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0618195 e o código CRC 40C340BC.

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